TRỘN DỮ LIỆU TỪ EXCEL SANG WORD 2007

1 Nền tảng trộn thư:2 Cách trộn thư tự Excel sang Word:2.5 Định dạng ngày tháng với thời gian

Trộn tlỗi (Mail Merge trong excel) là 1 vẻ ngoài hết sức tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian lúc bắt buộc gửi một lượng thư béo. Nó giúp cho bạn nhanh lẹ chế tác một lá thư, email tuyệt tựa thư trong Word bằng phương pháp hợp duy nhất đọc tin bạn gồm trong trang tính Excel. Học excel nâng cấp Online sẽ hỗ trợ cho bạn tổng quan liêu của đặc tính này và khuyên bảo trộn thư theo mỗi bước.

Bạn đang xem: Trộn dữ liệu từ excel sang word 2007

Nền tảng trộn thư:

Trộn thỏng (mail merge trong excel) rất có thể trông khó khăn, tuy nhiên trên thực tế quy trình này tương đối đơn giản.

Dể giúp cho bạn đọc sâu hơn, quy trình trộn thư có 3 tài liệu:

Văn phiên bản Word cất mã ứng cùng với từng phần cụ thể.Tệp nguồn trộn thỏng Excel chứa đọc tin fan nhận, mỗi mặt hàng là 1 trong những fan thừa nhận.Bản Word ở đầu cuối cùng với thỏng, tin nhắn, phong bì hoàn hảo.

 Chuẩn bị trang tính Excel mang lại trộn thư:

lúc bạn trộn thư (mail merge trong excel), tệp Excel sẽ tiến hành liên kết với tài liệu trộn tlỗi của Word. Microsoft Word vẫn rước thương hiệu, tác động và các chi tiết không giống của bạn nhấn thẳng tự bảng tính Excel.Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng tệp Excel sẽ gồm toàn bộ biết tin bạn muốn bao gồm thương hiệu, bọn họ, lời chào, mã bưu năng lượng điện, địa chỉ… Nếu bạn có nhu cầu thêm nhiều liên tưởng tương tác hoặc thông báo không giống, chúng ta nên thay đổi hoặc bổ sung cập nhật bên trang tính Excel trước lúc trộn thỏng.Những điều đặc trưng buộc phải kiểm tra:Các cột trong bảng tính Excel nên khớp cùng với những phần bạn muốn áp dụng Khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn có nhu cầu xưng hô với người hiểu bằng Tên, hãy chắc hẳn rằng đã tạo nên hai cột bọn họ cùng thương hiệu đơn nhất. Nếu bạn có nhu cầu bố trí tên fan nhấn theo bang hoặc thành phố, khẳng định rằng bạn đã sở hữu nhì cột Bang cùng Thành phố lẻ tẻ.Nếu tệp Excel bao hàm ngày, giờ, giá trị chi phí tệ hoặc mã bưu năng lượng điện ban đầu hoặc xong bằng 0, hãy format đúng số, số ngày với đơn vị chức năng tiền tệ.Nếu chúng ta tạo thành trang tính Excel bằng phương pháp nhập công bố từ bỏ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy áp dụng Text Import Wizard.

Cách trộn thư từ Excel sang trọng Word:

khi xong xuôi và khám nghiệm lại trang tính Excel, các bạn đang chuẩn bị nhằm trộn thỏng. Trong ví dụ này, bọn họ sẽ trộn thỏng với cùng một danh sách người nhận trong Wrd 2010, giống như mang đến Word 2013.


*

Chụ ý. Nếu tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ko hiển thị, khắc ghi chọn Select All ở góc cạnh dưới phía trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, và OK.

*

Bây tiếng chúng ta có thể tiếp tục trộn thư như phương pháp thường thì.

Chụ ý. Phòng đề phòng gần như thông tin hiển thị mỗi lần bạn msinh hoạt tệp tài liệu, vứt chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khoản thời gian liên kết với danh sách thư.

Định dạng tháng ngày, tiếng, số và chi phí tệ lúc trộn thư vào Word

Nếu bạn có nhu cầu format số, tháng ngày tốt tiền tệ theo rất nhiều cách không giống với tệp mối cung cấp trộn thư Excel, bạn có thể tiến hành trực tiếp trong vnạp năng lượng bản Word.

Chọn vùng trộn tlỗi muốn đổi khác định dạng. Chúng hoàn toàn có thể là Date, Currency, Percent hoặc những vùng không giống.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn lựa chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm một trong những mã hình trong những bảng dưới đây. lấy một ví dụ, ví như bạn muốn 3000 xuất hiện thêm thành $3000, thêm # $,0 với mã sau đã hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 để cập nhấn vùng. Sau kia dấn Shift + F9 giúp thấy kết quả.

Xem thêm: Cách Xem Mật Khẩu Máy Tính Win 10 Đơn Giản Nhất, Cách Xem Và Quản Lý Mật Khẩu Trên Windows 10

Định dạng số lượng, đơn vị chức năng chi phí tệ cùng phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số với phân sách phần nđần độn bởi vết phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số chứa hai chữ số thập phân cùng phân làn phần nđần độn bởi vết phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la cùng lốt phẩy chia cách phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar cất hai chữ số thập phân và phân làn phần ndở hơi bởi vệt phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, dấu ngoặc Tức là số âm và một dấu gạch ốp nối đến giá trị 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm cất nhì chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần tram

 Crúc ý. Ttốt bởi vì kí hiệu $, bạn có thể cầm bởi cam kết hiệu chi phí tệ khác € hoặc £.

Định dạng ngày tháng cùng thời gian

Mã hình Ngày tháng/Thời gianVí dụ

“HH:mm:ss”
10:45:32

quý khách rất có thể thực hiện d, M, y cho ngày mon với giờ, tuy vậy hãy nhớ là M đại diện thay mặt mang đến tháng còn m đại diện thay mặt mang lại phút ít.

Ttốt đổi định dạng của tháng ngày với tiếng hiện tại:

Nếu chúng ta thêm vùng DATE với TIME hiển thị thời gian bây giờ trong văn bản trộn thỏng, bạn có thể biến đổi định hình của chúng.

Chọn vùng Date hoặc Time bạn muốn thay đổi định dạng.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu chúng ta lựa chọn vùng Date, bạn sẽ thấy DATE
“M/d/yyyy”
Nhấp đề xuất vào vùng cùng lựa chọn Edit Fields từ danh sách tùy lựa chọn.

*

Trong vỏ hộp thoại Field, đảm bảo an toàn rằng ô Field names được định dạng Date. Chọn định dạng mong muốn trong Date formats cùng nhấn OK.

*

Chụ ý. Nếu bạn muốn không thay đổi định hình lúc cập nhật, khắc ghi chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ vỏ hộp thoại.

Phím tắt Mail Merge:

Phím tắtChức năng
Alt + F9Mở tất cả vùng đề xuất điền với hiệu quả trong văn phiên bản trộn thư
Shift + F9Hiện ra mã của những nơi trống
F9Cập nhật chỗ trống được lựa chọn. đặt bé trỏ vào bất kể ô trống nào với nhấn F9 để cập nhật
F11Đến chỗ trống cần điền sau
Shift + F11Đến vị trí trống buộc phải điền trước
Alt + Shift + EChỉnh sửa vnạp năng lượng phiên bản trộn thỏng. Crúc ý: vấn đề đó đã ngắt liên kết giữa tệp Excel với văn phiên bản Word, mối cung cấp trộn thư sẽ không còn tự động cập nhật nữa.
Alt + Shift + FCnhát vùng trộn tlỗi bắt đầu từ bỏ nguồn trộn thư
Alt + Shift + MIn văn phiên bản trộn thư
Ctrl + F9Ckém thêm một nơi trống
Ctrl + F11Khóa vị trí trống đề nghị điền. Kết quả sẽ không được cập nhật lúc lên tiếng mối cung cấp của Excel đổi khác.
Ctrl + Shift + F11Msinh hoạt khóa nơi trống cần điền. Kết quả địa điểm trống sẽ được cập nhật đợt tiếp nhữa.
Ctrl + Shift + F9Bỏ liên kết chỗ trống nên điền. Chỗ trống sẽ được xóa dài lâu khỏi văn uống phiên bản và thay thế sửa chữa bởi giá trị hiện thời hiển thị dưới định hình thông thường.
Alt + Shift + DCkém ngày tháng hiển thị theo ngày tháng hiện tại tại
Alt + Shift + PCyếu số trang
Alt + Shift + TChèn thời hạn hiển thị theo thời hạn hiện tại
Alt + Shift + LCnhát số đồ vật tự

Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp mang đến các người tiêu dùng có thể sản xuất thư tự động hóa từ bỏ tài liệu Excel lịch sự Word – Tính năng trộn thỏng Mail Merge một cách thuận lợi nhất. Để có thể trau xanh dồi kiến thức từ cơ bản đến cải thiện về Excel các quý khách hàng hãy đăng kí tmê mệt gia tức thì những khóa học tập word excel cấp tốc với các Chuyên Viên có nhiều năm tởm nghiệm về Excel sẽ trả lời các người mua hàng một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.

Nguồn: Ablebits, dịch với biên tập bởi ucozfree.com Online.

Bên cạnh đó để vận dụng Excel vào các bước một bí quyết công dụng thì chúng ta còn bắt buộc sử dụng tốt những hàm, những luật khác của Excel:

Một số hàm cơ phiên bản thường gặp mặt như:

SUMIF, SUMIFS nhằm tính tổng theo 1 điều kiện, những điều kiệnCOUNTIF, COUNTIFS nhằm thống kê lại, đếm theo một ĐK, những điều kiệnCác hàm cách xử lý tài liệu dạng chuỗi, dạng tháng ngày, dạng số…Các hàm dò tra cứu tđam mê chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số quy định hay được dùng như:

Định dạng theo ĐK với Conditional formattingThiết lập ĐK nhập tài liệu với Data ValidationCách đặt Name cùng sử dụng Name trong công thứcLập report với Pivot Table…

Rất nhiều kỹ năng và kiến thức yêu cầu ko nào? Toàn bộ rất nhiều kỹ năng và kiến thức này chúng ta phần đa có thể học tập được trong khóa học EX101 – Excel trường đoản cú cơ bản cho tới chuyên gia của Học Excel Online. Đây là khóa học giúp bạn hệ thống kiến thức và kỹ năng một biện pháp đầy đủ, chi tiết. Ngoài ra không còn bao gồm giới hạn về thời hạn tiếp thu kiến thức cần bạn có thể thoải mái học bất cứ thời điểm như thế nào, dễ dãi tra cứu giúp lại kỹ năng và kiến thức khi phải. Lúc bấy giờ hệ thống đang sẵn có chiết khấu rất cao cho mình khi đăng ký ttê mê gia khóa đào tạo. Chi huyết xem tại: ucozfree.com.Online